Pregunta para emprendedores: ¿Existe alguna forma de llegar más rápido a dónde queremos?
En Grupo Neyron
Estamos aprendiendo a aplicar el Método Lean Agile, que en resumen es: producir con calidad eliminando el desperdicio, bajo un modelo de mejora e innovación continua.
El Método Lean inicio en TOYOTA, después de la segunda guerra mundial.
Eliminar el desperdicio.
Desperdicio: Cualquier actividad humana que consume recursos y no genera valor.
Basados en el Método Lean Agile, una de las herramientas que utilizamos para mejorar nuestra productividad es Kanban.
Es una palabra japonesa que traduce literalmente tarjetas o tableros.
En Japón todas las empresas trabajan bajo este método denominado JIT, que son las bases de Lean Agile.
En los países occidentales esta técnica fue inicialmente adoptada por las empresas de desarrollo en el Silicon Valley, que a nivel global se consagro como la base del corazón de la tecnología.
Por esta razón en Silicon Valley es la cuna de la innovación ágil, crean nuevos productos en cuestión de semanas o incluso días.
Los testean directamente por medio de los consumidores e inician un proceso de mejora continua basado en los consumidores y las tendencias.
Entonces recuerda las Columnas del Kanban:
Backlog
Todo (TODO) lo que tengo pendiente por realizar, lo organizo en prioridad descendente.
Lo que está de primera es lo más prioritario, y funciona como una fila.
Cuando una de esas tareas pasa a Verify o Ready, la anterior inmediatamente queda en la primera posición de la fila.
Entonces como una fila de tareas, las voy atendiendo una a una de forma organizada, pasándola a las siguientes filas o columnas.
Prepare
Las tareas que tienen una o varias dependencias.
Es una tarea que antes de que pueda iniciarla, requiere repuesta de algún compañero.
Cuando el compañero me brinde lo requerido, entonces puedo pasar esa tarea a Ready.
Ready
Las tareas que puedo realizar, porque no tiene dependencias o ya solucioné todas las dependencias.
Generalmente en ready, debe estar todo lo que me comprometo a hacer en el día, por esta razón es importante elegir muy bien que tareas van en Ready, para al final de día tenerlo desocupado, y haber logrado el objetivo.
In Progress
Es lo que estoy haciendo en el momento.
No debo tener más de tres tareas en In Progress.
Debo estar concentrado en una tarea a la vez, (Ningún ser humano es multitarea, los que tratan de ser multitarea en realidad pierden eficiencia).
“Hay tiempo suficiente al cabo del día para cualquier cosa, si haces una a la vez, pero no te alcanzará el resto del año si hicieras dos cosas al mismo tiempo.” ANONIMO
Verify
Aquello que necesita alguna verificación por parte de un compañero.
Claro está que, si sale una corrección o sugerencia de cambio, entonces no implica que no termine la tarea.
La tarea la complete y la paso de Verify a Done.
Pero nació una nueva tarea que pongo en el Backlog, y la priorizo según los planes que tiene el grupo y que también tengo organizados de forma personal.
Done
Terminar tareas produce felicidad, y los seres humanos somos adictos a todo lo que nos haga sentir bien, sentir felices.
Entonces terminar tareas es satisfactorio.
Nos volvemos adictos a terminar tareas.
Somos más eficientes.,
Sentimos que avanzamos.
Al terminar el día es importante:
Dejar todos los pendientes descargados de la cabeza al Backlog y prioriza:
Esto es lo más importante, porque si dejamos los pendientes en nuestra cabeza, nos vamos ni a poder dormir tranquilamente.
Priorizar el Backlog:
El sistema Kanban es muy flexible, entonces diariamente puedes cambiar las prioridades del Backlog de acuerdo a los acontecimientos del día y a los planes para el siguiente día.
Organiza tu siguiente día:
Pasa las tareas del Backlog a Prepare o Ready.
Solo pasa las tareas que sabes que vas a poder realizar y cumplir el siguiente día, de esta forma ya tienes claro el siguiente día.
Entonces respiras hondo y te vas tranquilo, con la mente despejada para continuar tu día con otras actividades.
Así llegamos a la casa tranquilos y con la mente despejada, lista para descansar, leer, dedicar tiempo a los hijos, la familia, la vida, los hobbies, el estudio, etc.
“Nada cansa más que el recordatorio constante de una tarea sin acabar”. William James
Kaban lo puedes hacer con…
Post-it:
Es muy fácil de hacerlo así, ya que solo con un esfero vas escribiendo tus tareas en Post-it y los vas ubicando en un tablero en una pared con la columnas dibujadas y listo, es muy flexible, no te complicas y es divertido, así comenzamos todos en Grupo Neyron.
Pegamos papel periódico en las paredes, dibujamos las columnas, y comenzamos a pegar nuestras tareas con Post-it, íbamos cambiando el estado de las tareas simplemente cambiando los Post-it a la respectiva columna.
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Trello:
Herramienta gratuita que recomendé en el video, después de un mes de aplicar Kanban en Post-it, pasamos a Trello, una herramienta digital gratuita, muy fácil y divertida de trabajar.
En conclusión
Si logramos ser más agiles, más eficientes sin sacrificar el tiempo con la familia, la salud, el tiempo y la vida, entonces brindaremos servicios eficientes de calidad y lideraremos el mercado.
Esa es nuestra meta, estamos trabajando por ello y de paso también enseñamos a nuestros clientes y proveedores, porque si todos estamos en la misma onda la pasamos mejor.
Nuestros colaboradores, accionistas, inversiones, clientes, proveedores, todos somos un equipo, aliados y compañeros, trabajando en pro de un bien común.
El mes pasado nuestra Líder Administrativa, Diana Carolina Duque, publico en el VLog el siguiente artículo que complemente lo que aquí concluyo.
Las Ventajas de un Buen Entorno Laboral
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